Dieses Dokument beschreibt das Update des Datenbanksystems MVB3 v3.0x.xxx auf Versionen ab MVB3 v3.02.003 (Dezember 2013) in einer Umgebung mit mehreren Rechner, die über das Datenabgleichsystem Ihre Daten synchronisieren.

Wenn Sie eine Erstinstallation vornehmen, ist dies das falsche Dokument. Verwenden Sie in diesem Fall bitte das Dokument „Neuinstallation MVB3 – Administratoren“, das Sie hier im Bereich Mütterberatung-Support-Dokumentation finden.

Wenn Sie ohne Datenabgleich arbeiten, gehen Sie bitte vor wie unter 1. und 3. beschrieben und ignorieren alle Anweisungen bezüglich Server und Datenabgleich.
 
Wenn Sie von MVB 2.8 updaten sind Sie hier auch falsch. In diesem Fall benötigen Sie dieses Dokument.

Für ein Update sind zwei Szenarien zu unterscheiden: entweder muss eine Datenübernahme durchgeführt werden, oder es geht um einen reinen Austausch von Dateien. Dazu gibt es einfache Regel: Unterscheiden sich die Versionsnummern nur nach dem letzten Punkt, brauchen Sie keine Datenübernahme. Also von 3.00.xxx oder 3.01.xxx auf Version 3.02.xxx mit Datenübernahme, Updates innerhalb der Version 3.02 ohne Datenübernahme.

Dazu kurz zur Erläuterung: alle von Ihnen oder den Usern änderbaren Daten liegen in der Datei MVB3_Data.usr. Diese Datei unterscheidet sich zwischen den Rechnern, da hier auch personalisierte Daten vorhanden sind. Alle anderen Dateien sind auf allen Rechnern identisch und können ausgetauscht werden, ohne den Datenbestand zu tangieren, solange es keine Änderung am Datenformat gibt.

Ohne Datenübernahme

Wir stellen beginnend mit Version 3.02.004 für Admins jeweils eine Datei mit der Namenssystematik MVB3_v302004_admin.zip zum Download bereit, die keinen Installer enthält sondern nur die Dateien, die im Programmordner zu ersetzen sind. Beachten Sie bitte das jeweils beiliegende Readme.

Im Allgemeinen ist es ausreichend, die im Archiv befindlichen Dateien in den MVB3-Programmordner zu entpacken.

Mit Datenübernahme

Da sich mit der Version 3.02 einige Datenfelder ändern und wir den Prozess des Datenabgleichs verändert haben erfordert dieses Update mehr Aufwand und mehr Koordination als üblich. Insbesondere ist es technisch nicht möglich, dass innerhalb eines Teams gleichzeitig mit Versionen vor und nach 3.02.002 gearbeitet wird.

Im Folgenden führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Updateprozess mit Datenübernahme aus Version 3.01.xxx. Kurz zusammengefasst müssen Sie:

  1. Das Update herunterladen unter http://nbusch.net/index.php/muetterberatung/updates. Die ZIP-Dateien enthalten jeweils den Updater als ausführbares Programm sowie Dokumentation.
  2. Auf jedem Rechner einmal im MVB3 der alten Version die Funktion "Backup" aufrufen;
  3. - wenn Sie einen eigenen Server betreiben ein Script laufen lassen, das Sie von uns per Mail erhalten haben, welches die Datenstruktur anpasst;
    - wenn Sie keinen eigenen Server betreiben, mit uns den Termin des Wechsels absprechen;
    Achtung: Ab diesem Punkt ist mit der alten Version kein Datenabgleich mehr möglich
  4. auf den Rechnern das Update durchführen und die Daten aus dem lokalen Backup importieren;
  5. auf einem Rechner als Supervisor die Einstellungen anpassen;
  6. auf diesem Rechner einen Datenabgleich mit dem Server durchführen mit Option "Basisdaten hochladen" und so alle angepassten Daten in das neue System laden;
  7. auf jedem Rechner das Programm einmal starten und einen Datenabgleich durchführen, um die neuen Einstellungen zu übernehmen.

Im Einzelnen gehen Sie so vor:

1. Vorbereitungen in MVB3 3.01

[Sofern nicht bereits vorhanden empfehlen wir, auf jedem Rechner im MVB3 einen Support-Account zu erstellen. Sie finden den Knopf "Benutzer" im Setup auf dem Reiter "System". Geben Sie hier ein einheitliches Kürzel und Passwort für Supportarbeiten an um sich die Arbeit zu erleichtern.]

Starten Sie auf jedem Rechner einmal MVB3 und rufen Sie die Funktion "Backup" auf. Das Backup wird, sofern im Setup kein anderer Pfad hinterlegt wurde, im Unterordner /Backup des MVB3-Programmordners erzeugt. Es hat einen Namen wie 201311251156_nb_mvb3_backup.fp7. Beenden Sie dann das Programm MVB3.

2. Update des Servers

Wenn Sie einen eigenen Server betreiben, erstellen Sie als erstes eine Sicherungskopie der gesamten Datenbank. Dann führen Sie das Updatescript in phpMyAdmin aus. Anschliessend muss eine neue Tabelle "Kategorien" in Ihrem Datenbankschema erscheinen.

Wenn Sie über unseren Server abgleichen müssen Sie den Termin mit uns absprechen, damit wir nach Schritt 2 Ihre Datenbank zum richtigen Zeitpunkt umstellen können.

Bitte beachten Sie: ab diesem Moment kann mit der alten Version nicht mehr abgeglichen werden. Sie müssen deshalb alle Clients updaten, bevor diese ihre Arbeit wieder aufnehmen können.

3. Update des Masters

Wählen Sie nun einen der Rechner als Master aus. Beenden Sie das Programm MVB3 und führen Sie das Update aus.

Bitte beachten Sie vorab: Der Punkt 6 "Import aus MVB3" kann einige Zeit dauern. Bei 50'000 Beratungen braucht ein ordentlicher Rechner eine gute halbe Stunde, auf einem schlecht ausgestatteten Notebook kann entsprechende mehr Zeit vergehen.

Im Detail gehen Sie bitte so vor:

  1. Führen Sie das Update-Programm aus dem heruntergeladenen ZIP-File aus. Wählen Sie als Installationsort das Verzeichnis der vorherigen Version 3.01. Das Programm braucht zwingend einen Ordner, in dem auch die Anwender volle Schreibrechte haben. Normalerweise installieren wir nach C:\MVB3.
  2. Starten Sie MVB3.
  3. Loggen Sie sich ein mit dem Usernamen „update“ und dem Passwort „babypause“.
  4. Geben Sie im Dateiauswahl-Dialog das zuvor erzeugte Backup als Datenquelle an.
  5. Das Programm fragt nach  Benutzer und Passwort. Geben Sie die Daten eines Accounts ein, mit dem Sie bisher MVB3 gestartet haben.
  6. Jetzt werden die Daten aus der alten Version übernommen und zum Teil aufbereitet, dies kann einige Zeit dauern. Da der User "update" am Ende dieses Prozesses deaktiviert wird, sehen Sie eine Meldung, dass das Programm Ihren Account nicht finden kann.
  7. Starten Sie das Programm neu und melden Sie sich an wie aus Version 3.01 gewohnt. Nach der Anmeldung wechseln Sie auf Setup - Einrichtung und klicken unten auf den Button "Supervisor". Geben Sie den Supervisor-Token ein um alle Funktionen und Einstellungsoptionen freizuschalten.
  8. Testen Sie mit den Buttons "Verbindung zu MySQL prüfen" und "Rechner am Server anmelden" die Verbindung zur Datenbank und zum Registrierungsserver. Sie sollten die Meldungen erhalten "Verbindung zur Datenbank steht" und "Rechner war bereits angemeldet".
  9. Überarbeiten und vervollständigen Sie nun das Setup. Hier ändert sich mit Einführung der Version 3.02.001 einiges, bitte konsultieren Sie für die Details das Dokument "Neu in MVB 3.02" (http://nbusch.net/index.php/muetterberatung/technisches).
    Insbesondere müssen Sie entscheiden, ob Sie weiterhin mit individuellen Accounts arbeiten möchten oder  mit einem identischen Account für alle Beraterinnen und Zugriff auf den Usernamen gemäss Systemanmeldung. Auch diese Frage wird im erwähnten Dokument ausführlich besprochen. Wenn Sie mit Windows arbeiten und über unseren zentralen Server abgleichen, aktivieren Sie die Option "Verschlüsselte Übertragung".
  10. Wenn alles auf dem Master eingerichtet ist, führen Sie aus dem Hauptmenü einen Datenabgleich mit der Option "Basisdaten hochladen" durch. Dadurch wird das angepasste Setup zum Server geschickt.
  11. Beenden Sie das Programm.

4. Update der weiteren Rechner

Wiederholen Sie auf jedem Rechner die obigen Schritte, mit folgenden Anpassungen in den Schritten 9 und 10:

  • Im Setup müssen Sie nur dann Änderungen vornehmen, wenn es um die Accounts geht, da Accounts nicht über den Server synchronisiert werden. Wenn Sie weiterhin mit individuellen Accounts arbeiten möchten müssen Sie nur sicherstellen, dass nur die korrekten Accounts das Recht "Superuser" aufweisen. Es ist nicht nötig, auf jedem Rechner einen Superuser-Account einzurichten.
  • Führen Sie den Datenabgleich durch mit der Option "Basisdaten vom Server holen". Beachten Sie: Ist ein User angemeldet, der nicht über Superuser-Rechte verfügt, werden beim Datenabgleich immer ohne Nachfrage die Basisdaten vom Server geholt und bei Bedarf aktualisiert.

 Einige Hintergrund-Infos

Warum nicht beim Update die Daten vom Server holen?

Wir haben in älteren Versionen Fehler gefunden, die zum Teil verhindert haben, dass Datensätze zum Server geschickt wurden. Durch Anpassungen der Datenbanken auf den Servern und verbesserte Datenübertragungsmethoden sollten diese Probleme nun behoben sein. Nach dem Update haben Sie die Möglichkeit, auf den Rechner einen erweiterten Datenabgleich durchzuführen, um sicherzustellen dass alle lokalen Daten  auch auf dem Server vorhanden sind (Details dazu siehe hier oder im Handbuch S. 30). Wir haben diese Funktion in der Version 3.02 korrigiert und drastisch beschleunigt.

Kürzel, Accounts und Beraterinnen

Bitte beachten Sie den Unterschied zwischen diesen Begriffen.  Das Rechnerkürzel dient dazu, die Maschine gegenüber dem Server zu identifizieren. Die Beraterinnen sind die Personen, die Beratungen durchführen. Die Accounts sind Personen oder Gruppen von Personen, die mit dem Rechner arbeiten werden. Beim Anlegen eines Accounts werden Sie gefragt, ob Sie zu diesem Account auch eine Beraterin anlegen möchten. Dies dürfen Sie aber nur einmal tun, nicht auf jedem Rechner! Während die Accounts nur lokal vorhanden sind, werden die Beraterinnen über den Datenabgleich verteilt und wären sonst mehrfach vorhanden.

Es ist nicht zwingend, für jede Beraterin einen eigenen Account zu erstellen, Sie können auch für das ganze Team den gleichen Zugang benutzen. Unabhängig vom verwendeten Account haben Sie immer die Möglichkeit, sich mit dem Supervisor-Token vollen Zugriff zu verschaffen.

Datenabgleich

Die Rechner kommunizieren mit zwei getrennten SQL-Datenbanken. Zum einen mit der Datenbank, die für das Team erstellt wurde und die Beratungsdaten enthält, zum anderen mit unserer Lizenzdatenbank. Standardmässig liegen diese Datenbanken beide auf unserem Server, die erste kann aber auch in Ihrem Netz eingerichtet werden. Die Kommunikation erfolgt über den TCP Port 3306.

Bei der Installation übergeben die Rechner folgende Daten an uns:

  • Datum und Uhrzeit der Installation
  • Installierte Version
  • Verwendeter Installationscode
  • Kürzel des Rechners
  • MAC-Adressen aller im Rechner aktiven Netzwerkkarten

Die MAC-Adressen werden ebenso lokal gespeichert. Beim Start des Programms werden die aktuellen Adressen mit den gespeicherten abgeglichen, das Programm verweigert den Start, wenn der Unterschied zu gross ist. Dies dient nicht nur dem Schutz unserer Lizenzen, sondern auch dem Schutz Ihrer Daten – wird aus einem gestohlenen Rechner die Festplatte ausgebaut oder die Daten kopiert, um auf einem fremden System Zugriff auf die Daten zu bekommen, startet das Programm nur bei Eingabe des Supervisor-Tokens.

>Das bedeutet aber auch: sind alle Netzwerkkarten deaktiviert, verweigert MVB3 den Dienst. Sie müssen deshalb Energiespareinstellungen deaktivieren, die zu rigoros Peripheriegeräte abschalten.

Ebenfalls kommunizieren die Clients vor jedem Datenabgleich mit dem Lizenzserver, um die Gültigkeit der Lizenz zu überprüfen. Hierbei werden die gleichen Informationen wie oben übermittelt, aber nicht gespeichert.

Austausch von Rechnern

Müssen Sie einen Rechner ersetzen, gehen Sie bitte vor wie folgt:

  1. Kopieren Sie auf dem alten Rechner die Datei MVB3_Data.usr auf einen Stick
  2. Installieren Sie MVB3 auf dem neuen Rechner
  3. Starten Sie NICHT MVB3.
  4. Überschreiben Sie die Datei MVB3_Data.usr mit der Version vom Stick
  5. Starten Sie MVB3
  6. Sie erhalten die Meldung "Sie verwenden einen gültigen Installationscode, der aber nicht zu diesem Rechner gehört. Weisen Sie sich als Supervisor aus oder beenden Sie das Programm".
  7. Geben Sie den Supervisor-Token ein und lassen Sie das Rechnerkürzel unverändert. Nun wird die Lizenz des alten Rechners deaktiviert und der neue an seiner Stelle eingetragen.
  8. Können Sie kein Backup auf dem alten Rechner erstellen, verwenden Sie stattdessen das Backup eines anderen Rechners und korrigieren in Schritt 8 das Rechnerkürzel.

Einen Rechner hinzufügen

Müssen Sie einen Rechner hinzufügen, gehen Sie bitte vor wie folgt:

  1. Kopieren Sie von einem vorhandenen Rechner die Datei MVB3_Data.usr auf einen Stick. Achten Sie darauf, das Programm MVB3 zuvor zu beenden.
  2. Installieren Sie MVB3 auf dem neuen Rechner
  3. Starten Sie NICHT MVB3
  4. Überschreiben Sie die Datei MVB3_Data.usr mit der Version vom Stick
  5. Starten Sie MVB3
  6. Sie erhalten die Meldung "Sie verwenden einen gültigen Installationscode, der aber nicht zu diesem Rechner gehört. Weisen Sie sich als Supervisor aus oder beenden Sie das Programm". Bleibt die Meldung aus wählen Sie bitte im Menü "Scripts" den Befehl "Rechnerkürzel zurücksetzen".
  7. Geben Sie den Supervisor-Token ein und anschliessend ein neues Rechnerkürzel. Nun wird die Lizenz des neuen Rechners eingetragen
  8. Sofern Sie personalisierte Accounts verwenden bearbeiten Sie unter Setup - Einrichten die Accounts
  9. Beenden Sie das Programm und testen Sie den Start mit einem Useraccount
  10. Führen Sie einen Datenabgleich durch, um letzte Änderungen vom Server zu übernehmen

Diebstahl von Rechnern

Bitte informieren Sie uns umgehend, damit wir Ihre Daten auf dem Server schützen können.