Die Version 3.02 stellt einen grossen Sprung in Sachen Sicherheit und Konfigurierbarkeit dar.

1.Verbesserte Sicherheit bei der Datenübertragung (SSL)

Mit der neuen Version führen wir den Verschlüsselungsstandard SSL ein, um den gesamten Verkehr zwischen Ihren Computern und unserem Server zu verschlüsseln. Betreiben Sie einen eigenen Server ist dies für Sie nur von Belang, sofern ungesicherte Verbindungen zu diesem möglich sind. Sprechen Sie uns in diesem Fall bitte an.

2.Neues Sicherheitskonzept in MVB3 Version 3.02

Bisher galt bei MVB3 die Maxime „Jeder darf alles“. Mit der Version 3.02 führen wir nun die Möglichkeit ein, die Rechte unterschiedlicher Nutzer getrennt zu steuern. Dafür unterscheiden wir zum einen zwischen normalen Usern und „Superusern“, zum anderen generell zwischen Usern und Supervisoren.

Um sich in diesem neuen System als „Supervisor“ auszuweisen benötigen Sie einen Code (Token), den jedes Team von uns per Mail erhält. Bewahren Sie diesen Code gut auf, Sie brauchen ihn insbesondere bei Updates des Systems. Verteilen Sie diesen Code bitte nicht im Team, das würde das Sicherheitskonzept torpedieren.

Wenn Sie einfach weiterarbeiten möchten wie bisher können Sie dies tun, alle im Folgenden beschriebenen Abläufe sind Möglichkeiten, nicht Zwang. Nur bei einigen zentralen Einstellungen mit gravierenden Folgen für die Sicherheit müssen Sie sich in Zukunft zwingend als Supervisor ausweisen.

Superuser sind Benutzerinnen, die mit der Pflege der für das ganze Team einheitlichen Basisdaten betraut sind. Sie legen neue Benutzer an, löschen nicht mehr benötigte Daten, führen fälschlich doppelt angelegte Familien zusammen und passen Voreinstellungen an wenn nötig, Sie sind die erste Anlaufstelle bei Fragen zur Programmbedienung (First-Level-Support).

Supervisoren richten neue Computer ein oder spielen Daten aus einem Backup zurück und unterstützen Anwender bei Problemen mit dem System oder der Hardware (Second-Level-Support).

Als Superuser weisen Sie sich aus, indem Sie sich mit einem Account einloggen, bei dem die Option „Superuser“ aktiv ist.

Als Supervisor weisen Sie sich aus, indem Sie sich mit einem beliebigen Account einloggen und anschliessend die Funktion „Supervisor autorisieren“ aufrufen. Sie finden diese im Menu „Scripts“ oder als Button auf den Setup-Masken „Einrichtung“ und „Anpassung“. Geben Sie im Dialogfenster den Supervisor-Token ein, den Sie von uns per Mail erhalten haben. Die Autorisierung erfolgt durch unseren Server, der Rechner muss also online sein, damit dies funktioniert.

Zur besseren Übersicht haben wir das Setup neu auf vier Masken verteilt. Die bisherige Maske „Basisdaten“ enthält nun nur noch die Basisdatenfelder, die diversen Listen sind auf eine eigene Maske gewandert. Neu ist dabei die Liste „Kategorien“ (siehe dazu unter den generellen Neuerungen).

1.Setup

Die bisherige Maske „Setup-System“ verteilt sich nun auf „Setup-Einrichtung“ und „Setup-Anpassung“.

Folgende Einstellungen stehen auf der Einrichtungs-Maske zur Verfügung:

  • Verschlüsselte Übertragung: ändert Ihren Modus für den Datenabgleich auf SSL-Verschlüsselung. Diese Einstellung erfordert Supervisor-Rechte und vorherige Anpassungen am Server, falls Sie einen eigenen Server betreiben!
  • Accounts nur Supervisor: normalerweise darf ein Superuser Accounts anlegen und löschen. Aktivieren Sie diese Option, um dieses Recht auf den Supervisor einzuschränken. Diese Einstellung erfordert Supervisor-Rechte. Um ein neues Passwort für einen Account zu vergeben, dessen altes Passwort Sie nicht kennen, benötigen Sie immer Supervisor-Rechte.
  • Team-Kennzeichnung: Bitte lassen Sie dieses Feld leer, wenn es nicht ausdrücklich mit uns abgesprochen ist. Es wird nur dort benötigt, wo mehrere Teams mit einer gemeinsamen Datenbank arbeiten. In anderen Settings kann ein Eintrag hier Schaden anrichten.
  • Nur Superuser darf: Hier können Sie die Funktionen „Export“, „Löschen“, „Setup“, „Statistik“ und „Zusammenführen“ auf Superuser beschränken. Ist hier die Option „Löschen“ aktiviert, dürfen normale User immer noch solche Daten löschen, die sie gerade erst eingegeben und noch nicht zum Server geschickt haben. Es kann also bis zum Datenabgleich alles gelöscht werden, was seit dem letzten Datenabgleich selbst erstellt wurde.
    Beachten Sie das User in Zukunft beim Datenabgleich nicht mehr die Abfrage „Basisdaten hochladen/vom Server“ holen sehen, wenn Sie User aus dem Setup ausschliessen. In diesem Fall wird bei normalen Usern immer der aktuelle Zustand der Setup- und Basisdaten vom Server übernommen, nur Superuser und Supervisor erhalten weiterhin diese Abfrage.
  • Accounts: Neu sehen Sie hier alle auf dem Computer definierten Accounts aufgelistet und können Accounts hinzufügen, löschen oder bearbeiten. Mit dem Schalter „Reset“ können Sie das Passwort neu vergeben. Hierfür müssen Sie entweder das alte Passwort kennen oder sich als zuvor als Supervisor legitimieren. In diesem Fall können Sie das Feld „Altes Passwort“ einfach leer lassen.
  • Username für Protokoll beziehen aus: Beim Anlegen und bei jeder Änderung eines Datensatzes wird der Name des Benutzers protokolliert. Dies ist normalerweise der unter Accounts eingetragene Name des aktuellen Users. Neu haben Sie hier die Möglichkeit, stattdessen den Namen des angemeldeten Users vom Betriebssystem abzufragen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie nicht für jede Beraterin einen eigenen Account anlegen möchten, sondern einen einheitlichen Account für das ganze Team.

2.Empfehlungen für die Praxis

a.Sie arbeiten alleine

Lassen Sie alle erwähnten Einstellungen aus. Nach dem Update auf die neue Version öffnen Sie das Setup und gehen auf den Reiter „Einrichtung“. Unter „Grundeinstellung“ und „Nur Superuser darf“ sollte kein Kreuz gesetzt sein, der Eintrag „Team-Kennzeichnung“ ist leer. Unter Accounts sollten Sie die Zeile mit Ihrem Logon-Namen sehen, dort sollte die Option „Superuser“ aktiviert sein.

Wird Ihnen eine Änderung wegen fehlender Rechte verweigert, klicken Sie unten auf den Button „Supervisor“ und geben Sie den Token ein, den Sie per Mail erhalten haben.

b.Sie arbeiten in einem kleinen Team ohne eigene IT

Bestimmen Sie eine Mitarbeiterin, die die Rolle des Superuser übernimmt. Nur diese Userin erhält auch den Supervisor-Token. Autorisieren Sie sich auf Ihrem Rechner mit dem Supervisor-Token und aktivieren Sie die „Superuser“-Option für Ihren Account. Legen Sie folgende Einstellungen fest:

  • Indirektes Löschen AN
  • Verschlüsselte Übertragung AN, falls Sie über unseren Server abgleichen, sonst AUS. Wenn Sie über einen eigenen Server abgleichen ist dies optional, und erfordert, dass Sie Schlüssel auf dem Server generieren und verteilen. Bitte sprechen Sie vorher mit uns!
  • Accounts nur Supervisor AUS
  • Team-Kennzeichnung LEER
  • Nur Superuser darf: SETUP ankreuzen, Rest je nach Absprache im Team.

c.Sie arbeiten in einem grossen Team mit eigener IT-Abteilung

Nur die mit der Installation und Wartung betrauten Mitarbeiter erhalten Zugriff auf den Supervisor-Token.

Für die Erstellung der User-Accounts auf den Rechnern haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Sie können wie bisher auf jedem Rechner Accounts für die User erstellen, die mit diesem Rechner arbeiten werden.  Zusätzlich bietet es sich an, einen Service-Account und den Account der Superuserin mit entsprechender Berechtigung überall anzulegen. Da Account-Informationen nicht über den Server synchronisiert werden können müssen Sie dies leider derzeit noch auf den einzelnen Rechnern erledigen.
  • Alternativ können Sie auf die individuelle Anmeldung auch verzichten. Aktivieren Sie dafür unter der Liste der Accounts die Option „Username für Protokoll beziehen aus: System-Anmeldung“. Legen Sie dann drei Accounts an: User, Superuser und Service. Für Superuser und Service aktivieren Sie die Option „Superuser“. Alle User melden sich von nun an als „User“ mit einem einheitlichen Passwort an, die Namen für das Bearbeitungsprotokoll werden aus der Systemanmeldung übernommen.
    Voraussetzung ist natürlich, dass jeder User über ein eigenes System-Konto verfügt. Damit die Beraterinnen beim Einloggen richtig erkannt werden muss der in der Liste der Beraterinnen eingetragene Name (nicht das Kürzel!) mit dem System-Usernamen identisch sein.

 

 

Legen Sie folgende Einstellungen fest:

  • Indirektes Löschen AN
  • Verschlüsselte Übertragung AN, falls Sie über unseren Server abgleichen, sonst AUS. Wenn Sie über einen eigenen Server abgleichen ist dies optional, und erfordert, dass Sie Schlüssel auf dem Server generieren und verteilen. Bitte sprechen Sie vorher mit uns!
  • Accounts nur Supervisor: benutzen Sie das beschriebene einheitliche Login für das Team, sollte diese Option AN sein. Andernfalls ist es Ermessenssache, ob das Anlegen und die Pflege von Accounts Aufgabe von Supervisor oder Superuser ist.
  • Team-Kennzeichnung LEER.
  • Nur Superuser darf: SETUP ankreuzen, Rest je nach Absprache im Team.

3.Kategorien

Die Beratungs-Kategorien waren bisher ein reines Textfeld ohne spezielle Bedeutung. Mit der neuen Version haben wir die Möglichkeit geschaffen, die Kategorien umfangreicher zu nutzen. Ziel war dabei eine Arbeitsweise zu unterstützen, die Beratungen als Produkte eines definierten Leistungskatalogs versteht und entsprechend Kategorien verwendet wie „Kontaktaufnahme nach der Geburt“, „Beratung und Begleitung von Eltern“, „Abklärung für Gerichte / Behörden“, „Konsiliarische Beratung von Fachpersonen“ .

Um dies zu unterstützen haben wir eine Reihe von Änderungen, im Wesentlichen Erweiterungen, vorgenommen:

  • Die Kategorien werden nicht mehr in einem einfachen Textfeld definiert, sondern in einer separaten Liste auf der Setup-Maske „Listen“. Zusätzlich zum Kürzel kann hier eine ausführliche Bezeichnung im Feld „Name“ hinterlegt werden. Haben Sie bereits mit Kategorien gearbeitet, werden diese automatisch übertragen, Kürzel und Name sind zunächst gleich.
  • Direkt unter der Liste finden Sie das Feld „Kontaktaufnahme automatisch aus Kategorie“. Nehmen Sie hier einen Eintrag vor, wird das Feld „Kontaktaufnahme“ im Datensatz des Kindes automatisch gefüllt, sobald Sie eine Beratung dieser Kategorie anlegen. (Details siehe unten unter „Kontaktaufnahme automatisch“).
  • Der Platz des Feldes „Kategorie“ auf dem Beratungslayout ist etwas prominenter geworden, Sie finden den Eintrag nun oben neben der Beratungsart.
  • Auf der Setup-Maske „Anpassung“ finden Sie die neue Option „Kategorie in Historie“. Ist dieser aktiv erweitert sich die Kopfzeile jeder Beratung in der Historie um diesen Wert und sieht dann z.B. so aus (Kategorie Datum, Kindesalter (Beraten, Art/Länge, Beraterin)

    Beratung 10.07.2013 - 10 Wochen 4 Tage (Mutter, HB/EX, BB) oder
    Kontakt 10.04.2013 - -2 Woche 4 Tage (Eltern, TB/KU, AT)
  • Fast alle Statistiken lassen sich optional nach Kategorien auswerten.
  • Es gibt einen neuen Statistikblock „Kategorieauswertung“, der die Kategorien als oberstes Ordnungskriterium heranzieht.
  • In den Vorgabewerten finden Sie neben den Angaben „Beraterin“, „Beratungsort“ und „Beratungsart“ nun auch „Kategorie“.
  • Mit den neuen Optionen „Beratungsart obligatorisch“ und „Kategorie obligatorisch“ können Sie im Setup festlegen, dass Beratungen nicht mehr ohne diese Ordnungskriterien angelegt werden können. Sind diese Optionen aktiv, wird beim Fehlen einer entsprechenden Auswahl in den Voreinstellungen ein Auswahlfenster angezeigt, aus dem Sie die Kategorie bzw. Art der Beratung auswählen können.
  • Um bei bestehenden Vorgabewerten zwischendurch eine andere Beratungsart oder –kategorie zu verwenden können Sie mit gedrückter Taste CTRL (manchmal auch STRG angeschrieben) den Knopf „Neue Beratung“ klicken. Sie erhalten dann die bereits erwähnten Auswahldialoge.
  • Ob Ihre Kategorien „Kategorien“ heissen oder „Produkte“, „Portfolio“ oder ganz anders, können Sie auf der Setup-Maske „Anpassung“ selbst festlegen. Tragen Sie hier einfach im Feld „Bezeichnung für Kategorie“ den gewünschten Wert ein.

4.Kontaktaufnahme automatisch

 

 

 

 

 

 

 

 

Unter der Liste der Kategorien finden Sie im Setup das Feld „Kontaktaufnahme automatisch aus Kategorie“. Nehmen Sie hier einen Eintrag vor, wird das Feld „Kontaktaufnahme“ im Datensatz des Kindes automatisch mit der Beratungsart gefüllt, sobald Sie eine Beratung dieser Kategorie anlegen.

Um dies zu nutzen können Sie z.B. so vorgehen:

  • erstellen Sie eine Kategorie „Kontaktaufnahme“ und weisen Sie diese für die automatische Übernahme zu;
  • definieren Sie Beratungsarten wie „Brief“, „Mail“ und „Tel“
  • erstellen Sie eine neue Beratung der Kategorie „Kontaktaufnahme“ und wählen Sie die Beratungsart „Brief“. Das Feld „Kontaktaufnahme“ auf dem Kinderblatt enthält nun ebenfalls den Wert „Brief“.

 

Bitte beachten Sie: diese Automatik funktioniert nicht, wenn Sie eine Beratung zunächst ohne Kategorie anlegen und diese erst im Nachhinein vergeben. Aktivieren Sie im Setup die Option „Kategorie obligatorisch“ oder stellen Sie sicher, dass in den Vorgabewerten eine Kategorie ausgewählt ist, damit die Automatik greift.

5.Sollfelder

Auf der Setup-Maske „Anpassung“ befinden sich drei Listen mit Feldnamen für die Tabellen „Familien“, „Kinder“ und „Beratungen“. Kreuzen Sie hier die Felder an, die Sie als Sollfelder festlegen möchten. Diese Felder werden dann farblich hervorgehoben, solange sie nicht ausgefüllt wurden.

6.Fachstellen und Adressen

Um die Abgrenzung vom Feld „Andere Fachstellen“ etwas deutlicher zu machen, haben wir die Beschriftung von „Fachstellen“ geändert auf „Verknüpfte Adressen“. Dies trägt auch dem Umstand Rechnung, dass hier nicht nur Fachstellen verknüpft werden können. Da Adressen sowohl mit einer Familie als auch mit einem Kind verbunden werden können, was etwas unübersichtlich werden kann, haben wir hier einige Änderungen vorgenommen:

  • Auf der Setup-Maske „Anpassung“ finden Sie zwei neue Schalter, „Verknüpfte Adressen: Familie auch bei Kind“ und „Kinder auch bei Familie“. Sind diese Schalter nicht aktiv, werden Ihnen bei den Kindern ausschliesslich die direkt mit dem jeweiligen Kind verknüpften Adressen angezeigt. Entsprechend sehen Sie bei der Familie je nach Schalterstellung entweder nur die mit der ganzen Familie verknüpften Adressen oder auch die mit einem Kind verknüpften.
  • Verknüpfungen mit der Familie werden kursiv dargestellt, solche mit Kindern in normaler Schrift.
  • Mit Hilfe des kleinen Bearbeiten-Symbols in jeder Zeile können Sie eine Verknüpfung nachträglich ändern.

7.Arbeitszeit

Wie bereits bei Einführung des Feldes „Arbeitszeit“ bei den Beratungen angekündigt, haben wir nun auch die Statistiken entsprechend angepasst. Bei vielen Statistiken finden Sie die Arbeitszeit als zusätzliche Spalte, bei allen Varianten der Statistik „Beratungsart nach Monaten“ können Sie für die Darstellung zwischen der Anzahl Beratungen und der Arbeitszeit wählen.

Zwei zusätzliche Mechanismen erleichtern den Umgang mit der Zeiterfassung:

  • Bei der Definition der Beratungsarten im Setup können Sie eine Zeitvorgabe in Minuten eintragen. Ist hier ein Wert vorhanden wird dieser beim Anlegen einer neuen Beratung automatisch übernommen.
  • Ebenfalls im Setup finden Sie die beiden Felder „Beratung Extralang ab Minuten“ und „Lang ab Minuten“. Nehmen Sie hier Einträge vor wird das Feld „Dauer“ im Statistikbereich der Beratung automatisch gefüllt, sowie die Arbeitszeit in Minuten eingetragen wird.

 

8.Sonstige Änderungen

  • Die Darstellung der Reiter Kinder I & II, Beratungen, Entwicklung und Berichte zeigt Ihnen nun sofort an, ob hier bereits Daten vorhanden sind oder nicht - ist die Schrift Grau und kursivist der Reiter leer, bei schwarzer Normalschrift hat er Inhalt. Die Reiter Berichte und Interna zeigen Ihnen zusätzlich durch eine kleine Sonne an, wenn hier Informationen nicht nur zur Familie, sondern spezifisch zum aktuell gewählten Kind vorhanden sind. Befinden Sie sich auf der Maske Beratungen und es gibt einen Bericht, der direkt mit dieser Beratung verknüpft ist, wird das Wort „Berichte“ zusätzlich in Fettschrift dargestellt.
  • Beim Löschen von Datensätzen unterscheiden wir zwischen dem „indirekten Löschen“ über den Server und dem „direkten Löschen“, das nur das eigene Gerät betrifft. Dies war bisher starr über die Option „Indirektes Löschen“ geregelt. Neu werden Einträge nun immer direkt gelöscht, sofern sie nach dem letzten Datenabgleich angelegt wurden, nur was Sie bereits einmal abgeglichen haben durchläuft den Prozess des indirekten Löschens. Dadurch können Sie versehentlich angelegte Beratungen, Kinder oder Familien direkt wieder entfernen, ohne dass diese erst auf dem Server landen.
  • Da die neu eingeführten Sollfelder eine gelbliche Färbung haben, zeigen wir in der Liste der Kinder der aktuellen Familie das gewählte Kind nun durch grüne statt gelbe Unterlegung an.
  • Auf dem Familienblatt gibt es für Mutter und Vater unter dem Feld "Beruf" (bisher "berufliche Situation") drei neue Felder für eine formale und damit statistisch auswertbare Angabe: Stellenprozente in Zehnerschritten, Art der Anstellung (Mitarbeiter / Leitend), höchste Ausbildung.
  • Auf dem Blatt „Kinder I“ gibt es ein neues Feld „Hebamme“ (Ja/Nein).
  • Ebenfalls auf „Kinder I“ ist im Bereich Statistik das Feld „extern“ verschwunden, dies hatte schon lange keine Bedeutung mehr. Den freien Platz nutzen wir um Ihnen anzuzeigen, welche Beratungsleistung in Stunden und Minuten Sie für dieses Kind bisher erbracht haben.
  • Die vier Textfelder unter „Bemerkungen“ auf „Kinder II“ haben wir dynamisiert. Bei minimaler Maskenhöhe sind alle vier Felder gleich hoch, haben Sie einen grösseren Bildschirm wird das jeweils aktive Feld vergrössert.
  • Das gleiche gilt für die Textfelder auf der Maske „Beratung“. Hier haben wir zusätzlich ein Feld „Ziele“ eingeführt und die Reihenfolge der Felder umgestellt. Mit den Feldern „Beobachtung/Thematik“, „Ziele“, „Empfehlung / Massnahmen“ und „Ernährung“ tragen wir den Anforderungen an ein stärker an Zielvereinbarungen orientiertes Arbeiten Rechnung.