Wie richte ich ein Backup ein?

MVB3 verfügt über eine integrierte Backup-Funktion, die Sie auf der Seite Setup - System einrichten können.

• Legen Sie fest, in welches Verzeichnis das Backup geschrieben werden soll. Klicken Sie dazu auf den Stift und wählen Sie den gewünschten Ordner aus.
• Wenn Sie hier nichts auswählen, werden Backups in das Unterverzeichnis /Backup des MVB3-Programmordners geschrieben.
• Legen Sie die Backup-Methode fest. Wir empfehlen insbesondere für Einzelinstallationen ohne Datenabgleich die Einstellung "2", also das automatische Backup beim Beenden des Programms. Bei Neuinstallation ist es immer eine gute Idee, am Anfang grosszügig Backups zu erstellen.
• Sofern das Backup auf dem selben Computer erstellt wird sollten Sie regelmässige Kopien der aktuellen Backups auf einem externen Datenträger oder im Netz erstellen.
• MVB3 löscht selbst nie seine Backups. Jede Sicherung besteht aus einer vollständigen, komprimierten Kopie der Datei MVB3-Data.USR mit einem Namen, der den Sicherungszeitpunkt und das Rechnerkürzel enthält, etwa 201207061018_nb_mvb3_backup.fp7
• Wenn Sie regelmässig Sicherungen erstellen, sollten Sie ab und zu das Backup-Verzeichnis aufräumen. Wir empfehlen, die Sicherungen der letzten fünf Arbeitstage aufzubewahren sowie je eine der vier Vorwochen. Für weiter zurückliegende Zeiträume sollten monatliche oder wöchentliche Sicherungen aufbewahrt werden, aber dies kann ebensogut auf einem externen Medium geschehen.

Wie spiele ich ein Backup zurück?

Wenn Sie ein Backup wiederherstellen müssen, gehen Sie so vor:

• Sichern Sie die Datei MVB3_Data.USR, falls Sie doch noch darauf zurückkommen müssen
• Löschen Sie die Datei MVB3_Data.USR
• Kopieren Sie die Backupdatei in den MVB3-Programmordner
• Ändern Sie den Namen der Datei zu MVB3_Data.USR

Wie lösche ich Daten?

Den Befehl zum Löschen von Daten finden Sie jeweils im Zahnrad-Menü. Wenn Sie im Team mit Datenabgleich arbeiten, achten Sie darauf, dass unter Setup - System das Häckchen "Indirektes Löschen" aktiv sein muss. Eine genaue Beschreibung finden Sie im Handbuch unter "Daten löschen"

Warum erscheinen in der Statistik Postleitzahlen, Orte oder Statistikkreise doppelt?

Eine Datenbank nimmt es sehr genau mit solchen Angaben. Meistens liegt der Grund in Leerzeichen, die bei der Eingabe versehentlich in das Feld gerutscht sind. Haben Sie z.B. den Ort "Winikon" doppelt, so suchen Sie bitte in der erweiterten Suche nach "Winikon ", wobei Sie die Anführungsstriche mit eingeben:

Haben Sie die Datensätze mit der falschen Schreibweise gefunden, korrigieren Sie diese. Die Statistik wird dann automatisch angepasst.

Wie kann ich die Statistiken vereinfachen oder umstellen?

Wenn Sie eine Statistik zu ausführlich finden, können Sie Unterteilungen entfernen. Auch das Umstellen von Unterteilungen ist möglich. Wir zeigen Ihnen dies am Beispiel der Statistitk "Beratungsschwerpunkte nach Beratungsorten". Sie können hier beruhigt experimentieren, Ihre Änderungen werden nicht gespeichert und gelten nur für den aktuellen Ausdruck.

Rufen Sie zuerst die gewünschte Statistik auf. Sie sehen im Beispiel eine Aufbereitung nach Beratungsort, Beratungsart und Alter. Klicken Sie nun im Menü für die Statistikauswahl auf "Frei sortieren", um diesen Dialog anzuzeigen:

Auf der rechten Seite sehen Sie die Sortierung der Daten, die genau der Aufbereitung entspricht; zunächst wird nach Beratungsorten sortiert, dann nach der Beratungsart, dann nach der Alterskategorie. Mit den kleinen schwarzen Doppelpfeilen können Sie die Reihenfolge der Einträge ändern. Schieben Sie einmal wie oben in der Abbildung die Alterskategorie vor die Beratungsart, bestätigen Sie die Sortierung und schauen Sie, wie die Statistik sich ändert.

Wenn Sie nun z.B. die gleiche Statistik sehen möchten, aber ohne Differenzierung nach Alter, entfernen Sie einfach die Alteskategorie aus der Sortierung. Nach dieser Methode können Sie alle vergleichbar aufgebauten Statistiken umstellen oder vereinfachen. Ihre Änderungen können derzeit noch nicht gespeichert werden, Sie müssen die Statistik also bei Bedarf beim nächsten Mal erneut anpassen.

Wie kann ich andere Etiketten drucken?

Leider ist es nicht möglich, innerhalb des Programms die Etiketten selbst anzupassen. Sie können aber Adressen oder andere Daten exportieren und dann weiterverarbeiten. Auf der Webseite des Herstellers Avery-Zweckform finden Sie für zahlreiche Etikettenformate fertige Vorlagen für die Verwendung mit Microsoft Word. Mit dem Seriendruck-Assistenten von Word können Sie diese mit den exportierten Daten verbinden und so völlig frei gestaltete Etiketten erzeugen. Für Erläuterungen hierzu konsultieren Sie bitte die Hilfe von Microsoft Word. Natürlich können Sie hier auch andere Programme verwenden, etwa aus dem Open Office-Paket.

So gehen Sie vor, um die Daten zu erhalten:

• Je nach dem, was Sie exportieren möchten, gehen Sie auf die Seite Familie-Stammblatt oder Adressen
• Rufen Sie die Daten auf, die Sie exportieren möchten, z.B. durch eine Suche
• Im Zahnrad-Menü finden Sie einen vordefinierten und einen freien Export. Der vordefinierte Export erzeugt eine Datei im Excel 2004-Format im Unterverzeichnis /Export_MVB. Falls Sie das neuere Format Excel 2007 bevorzugen, klicken Sie beim Export entsprechend den mittleren Knopf an. Auf neueren Apple-Rechner funktioniert nur 2007
• Alternativ können Sie den freien Export verwenden. Hier wählen Sie zuerst den Speicherort und das gewünschte Format aus
• Sie gelangen nun zu einem Dialog, der Ihnen die Auswahl der zu exportierenden Datenfelder erlaubt. Links sehen Sie die vorhandenen Felder, rechts die bereits ausgewählten. In der Voreinstellung sind hier bereits alle Felder enthalten, die Sie für Etiketten benötigen.
• Die Liste links zeigt Ihnen zunächst nur die Felder, die auf der aktuellen Bildschirmmaske zu sehen sind. Um dies zu ändern klicken Sie oben links auf "Aktuelles Layout" und ändern die Einstellung auf "Aktuelle Tabelle".
• Wollen Sie statt der einzelnen Felder den gerechneten Ausdruck exportieren, den wir für die Etiketten benutzen, klicken Sie in der Mitte auf "Alle entfernen" und wählen dann nur das Feld "_x_AdresseLabel_ctu" (bei Adressen) bzw. "_X_Adresse" (bei Familien) aus.